La maggior parte degli indipendenti fattura da un foglio di calcolo, e per un po' funziona. Poi un cliente chiede una copia della fattura 14, e ce ne sono due. Oppure un contabile chiede perché i numeri saltano da 21 a 23. Il foglio di calcolo non ha sbagliato nulla — semplicemente non ha mai saputo di tenere un registro.
La numerazione non è decorazione
Un numero di fattura ha un solo compito: essere unico e seguire quello precedente. Un buco solleva la domanda «che fine ha fatto la 22», un doppione ne solleva una peggiore. Nessuno dei due è una catastrofe in sé; entrambi ti costano un pomeriggio di spiegazioni nel momento in cui meno ne hai voglia.
Preventivi e fatture si contano separatamente, perché sono documenti diversi con vite diverse. Un preventivo mai accettato non lascia alcun buco nelle tue fatture.
Una fattura sbagliata non si cancella
È qui che un foglio di calcolo ti porta fuori strada in silenzio: correggere l'errore modificando il file. In Svizzera il Codice delle obbligazioni (art. 958f) chiede che un documento emesso resti leggibile come è stato emesso. La correzione è una nota di credito — un secondo documento che annulla il primo, in tutto o in parte, e lascia entrambi visibili.
Fuori dalla Svizzera cambia la formulazione, raramente il principio: una scrittura contabile che si può riscrivere in silenzio non è una scrittura.
La QR-fattura svizzera
Da ottobre 2022 le vecchie polizze di versamento arancioni e rosse non sono più accettate; la QR-fattura le ha sostituite. In pratica è un blocco sull'ultima pagina della fattura, che porta il tuo IBAN, l'importo e un riferimento. Il cliente lo scansiona con l'app della banca e tutto si compila.
Ciò che ci guadagni non è l'eleganza. È che il pagamento arriva con il suo riferimento, quindi sai quale fattura salda — e che nessuno ricopia un IBAN a mano.
E se non sei in Svizzera
La QR-fattura è l'unica parte propriamente svizzera. Il resto — i tuoi dati di emittente, la numerazione sequenziale, le correzioni per nota di credito, l'IVA quando si applica — è disciplina contabile ordinaria, ovunque. Uno strumento di fatturazione che funziona in un solo paese non è uno strumento, è un modulo.
È quello che fa il modulo di fatturazione — un add-on da 9 CHF al mese, che vale la pena attivare il giorno in cui fatturi ancora da un foglio di calcolo. Se hai già un gestionale che ti soddisfa, tienilo.
